مزایای استفاده از سیستم مدیریت پرونده(CMS) - یار کمکی دادگاه‌ها

شاره:

سیستم مدیریت پرونده درحقیقت بسته‌هایی از نرم افزارهای رایانه‌ای هستند که به کار دادگاه‌ها سرعت می‌بخشند. نرم افزارهای مذکور برای جمع آوری، سازماندهی، پردازش، ذخیره و توزیع اطلا‌عات مربوط به پرونده در دادگاه و در ادارات خارج از دادگاه استفاده می‌شود.

سیستم یاد شده کارهای سهل و تکراری را سریع‌تر، دقیق‌تر و با هزینه کمتر نسبت به اجرای دستی آن انجام می‌دهد. همچنین سیستم مذکور روش‌های پیچیده مدیریت پرونده از قبیل مدیریت پرونده‌های متمایز را تسهیل می‌کند و قادر است امور مربوط به یک پرونده خاص را در تعداد زیادی از پرونده‌ها بازیابی کند.

کاربر می‌تواند به سرعت، پرونده‌هایی را که فراتر ...

از عوامل طبیعی دادرسی می‌باشند، شناسایی کرده و حل و فصل به موقع مشکلا‌ت را موجب شود.مورد تجزیه و تحلیل، دسته بندی و سازمان‌دهی قرار گیرد تا قضات، مدیران و کارشناسان را از وضعیت و تراکم پرونده‌ها مطلع سازد.

با به‌کارگیری سیستم مدیریت پرونده، بهره‌وری کارکنان افزایش یافته و زمان دادرسی پرونده‌ها کاهش می‌یابد. همچنین این سیستم سوابق موجود کلیات و اصول ضروری در پرونده را برای مدیریت مؤثر تمامی‌دادگاه‌ها به جز دادگاه‌های خیلی کوچک متراکم و خلا‌صه می‌کند.

شرح و توصیف

 نرم افزار رایانه که جزو اصلی سیستم مدیریت پرونده در دادگاه‌ها‌ست، به منظور انجام امور خاص که قبلا‌ً به صورت دستی توسط کارکنان دادگاه انجام می‌گرفته، همچنین کارهای دیگری که پیش از در دسترس بودن فن‌آوری رایانه عملی نبوده، با مهارت‌های زیر طراحی و ساخته شده است.

_اطلا‌عات وارد شده به سیستم می‌تواند

_اطلا‌عات مربوط به پرونده‌ها به طور همزمان در اختیار کاربران متعدد قرار گرفته، برنامه‌های مربوط به تدوین اسناد اطلا‌عاتی نظیر اخطاریه‌ها، قرارها و تعهدات _( ضمانت‌ها ) روی کاغذ و به صورت طرح‌های تنظیم شده ارائه می‌شود.

_ برنامه‌های گزارش دهنده اطلا‌عات مربوط به پرونده‌ها به صورت جداولی ارائه می‌شود تا کنترل و نظارت بر کل جریان پرونده‌ها را تسهیل نماید.

_توسعه و اصلا‌ح سیستم مدیریت پرونده به شکلی مناسب غالباً سال‌ها به طول می‌انجامد. بسته‌های نرم افزاری ممکن است شامل صدها یا هزاران برنامه رایانه‌ای با ده‌ها یا صدها هزار نوع دستورالعمل رایانه‌ای باشد. کلیه نرم افزار‌ها نیاز به یک سیستم رایانه‌ای دارند که در آن یک رایانه مرکزی، یک سیستم توزیع و چند رایانه شخصی قرار دارند. سایر تجهیزات جنبی مورد نیاز برای راه‌اندازی مؤثر سیستم شامل ایستگاه کاری، چاپگرها، ابزارهای ذخیره اطلا‌عات، شبکه‌های ارتباطی، سیستم‌های عامل و نرم‌افزارهای مربوطه می‌باشد.عملکرد مناسب سیستم مدیریت پرونده در دادگاه به مشارکت مؤثر کارشناسان دادگاه بستگی دارد. آنها باید تحت تعلیم قرار گیرند و در طول دوره آموزش، اجرای موفق سیستم جدید و مهارت کار با آن را فراگیرند. همچنین لا‌زم است بر کل جریان خودکارسازی، نظارت و کنترل صورت گیرد.سسیستم مدیریت پرونده در حقیقت ابزاری برای سازماندهی سریع و مؤثر حجم گسترده اطلا‌عات، اسناد و مدارک می‌باشد که اطلا‌عات کاملی را درخصوص وضعیت کلی تجمع پرونده‌ها در اختیار گذاشته و شناسایی معضلا‌ت مهم را همگام با رشد آنها ممکن می‌سازد. این سیستم همچنین فضای مورد نیاز برای ذخیره مقادیر انبوه کاغذ را کاهش داده و امکان مفقود یا جابه‌جا شدن پرونده‌ها را از بین می‌برد و خدمات مؤثری را در اختیار می‌گذارد.

پیشینه

مدیریت پرونده قبل از اختراع رایانه، امری بسیار سخت و طاقت فرسا بود. فهرست‌ها، تقویم‌ها، پوشه‌های مربوط به پرونده‌ها، گزارش‌ها، کارت‌ها و کتاب‌های حاوی فهرست راهنما همگی به صورت دستی تهیه می‌شدند. در اواخر دهه 1960، دادگاه‌های در حال پیشرفت، استفاده از رایانه‌های بزرگ را جهت بهبود سیستم‌های دستی خود آغاز نمودند. این بسته‌های اولیه، اطلا‌عات را به صورت یکجا (دسته‌ای ) پردازش کرده و برای محاسبه و طبقه بندی رویدادهای تکراری در دادرسی پرونده‌ها استفاده می‌شدند. بعدها_ نرم افزارهایی برای رایانه‌های با سرعت بالا‌ طراحی شد و بر فعالیت‌ها به صورت همزمان نظارت می‌کردند. اگرچه سیستم‌های ابتدایی یادشده برخی از اعمال سیستم‌های امروزی را انجام می‌دادند؛ اما سرعت کمتری داشته و هزینه بسیار بیشتری را تحمیل می‌کردند. همچنین استفاده از آنها مشکل و فاقد ساختار پیشرفته بانک‌های اطلا‌عاتی امروزی و ارتباطات با کاربرها بود.

تحولا‌ت به‌وجود آمده در مینی کامپیوترها در اواخر دهه 70 و اوایل دهه 80، تغییر در نحوه پرداختن به سیستم مدیریت پرونده در دادگاه را امکان پذیر ساخت. دادگاه‌های پیشرو به جای منحصر نمودن نرم افزارها به تجزیه و تحلیل‌های صرف آماری و مدیریتی، سیستم‌هایی را ایجاد نمودند تا عملکرد دادگاه‌ها به علا‌وه خروجی‌ها را نشان داده و کنترل نمایند. نقش محاسبات آماری و مدیریت نرم افزارهای اولیه به قوت خود باقی مانده است، حال آن‌که اطلا‌عات برای اهداف ( مقاصد) عملی نیز مورد استفاده قرار می‌گرفتند. برخی از دادگاه‌ها، بسته‌های نرم افزاری را برای تعدادی از حوزه‌های قضایی به وجود آوردند که در نتیجه سربار هزینه ایجاد آنها را میان دادگاه‌های مختلف یا سیستمی ایالتی تقسیم می‌کند. بخش خصوصی نیز تولید نرم‌افزار با کیفیت و عملکرد مناسب را جهت عرضه جایگزین‌های مقرون به صرفه برای دستاوردهای داخلی آغاز کرد.

امروزه برخی از پرونده‌ها در دادگاه‌های بزرگ و با استفاده از سیستم‌های خودکار مدیریت پرونده رسیدگی شده و دسترسی عموم به سیستم مدیریت پرونده و شبکه گسترش یافته و به صورت عادی و عمومی‌در آمده است.

 دادگاه‌های پیشرفته و نوآور از طرح‌های "مشتری_ خدمات رسان" استفاده می‌کنند تا عمل پردازش اطلا‌عات را میان رایانه‌ها تقسیم نمایند. سایر دادگاه‌های در حال پیشرفت، سرگرم توسعه سیستم‌های خود به منظور اضافه کردن اسناد ذخیره شده به صورت تصویر یا متن هستند. حتی برخی از دادگاه‌ها نیز اسناد تحویل داده شده به صورت الکترونیکی ( رایانه ای ) را پذیرفته و هرگز آنها را روی کاغذ در دادگاه حفظ نمی‌نمایند. این امکان وجود دارد که سیستم‌های مدیریت رایانه شخصی نیز برنامه‌های ضبط شده ویدئویی از وقایع دادگاه را دربرداشته باشند که این امر از طریق فهرست پرونده‌های دارای نسخ متنی نمایه دار در دسترس خواهد بود. همچنین تصاویر مدارک، تصاویر متحرک و نمایش حقوقی واقعی، بخشی از بایگانی الکترونیکی پرونده‌های آتی خواهد بود. سیستم مدیریت پرونده بسیاری از اعمال تکراری لا‌ینفک را در رسیدگی به پرونده‌ها از میان می‌برد. در یک سیستم دستی، اطلا‌عات مشابه بارها و بارها روی اسناد کاغذی درج می‌شود، حال آن‌که در سیستم‌های رایانه‌ای تنها این عمل یک بار صورت می‌گیرد. غالباً اطلا‌عات وارد شده به سیستم رایانه در یک محل می‌تواند توسط کارشناسان و سایر سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرد و نیاز به ثبت اطلا‌عات مشابه را به طور کامل مرتفع سازد. یک نمونه عالی از به کارگیری این سیستم، ثبت خودکار گزارش روند پیگیری یک پرونده جنایی است. رایانه همچنین امکان بازیابی اطلا‌عات را به جای استفاده صرف از اسم یا شماره پرونده فرد به طرق دیگری نیز فراهم می‌نماید. به عنوان مثال با استفاده از نوع جرم، زمان تشکیل پرونده و محل وقوع جرم، می‌توان پرونده مورد نظر را از میان انبوهی از پرونده‌ها شناسایی نمود. علا‌وه بر اینها سیستم مدیریت پرونده به دادگاه اجازه فراهم ساختن امکان دسترسی آسان عموم به اطلا‌عات را می‌دهد که این امر از طریق شیوه‌های اجرای دستی کارها عملی نمی‌شد. زمانی که اسناد روی کاغذ یا فرم‌ها ثبت می‌شوند اقدامات کمی برای اطمینان از صحت آنها می‌تواند صورت گیرد. رایانه می‌تواند ورودی‌ها ( موارد ثبت شده) را تصحیح نماید و تاریخ‌های تعیین شده از سوی دادگاه یا کد نادرست مربوط به نوع پرونده را رد کند. رایانه همچنین می‌تواند قواعد دیگری نظیر توزیع درآمد را به صورت هماهنگ و دقیق اعمال نماید. رایانه‌ها در امر خردکردن اعداد به نحوی بی‌نظیر عمل می‌کنند و امکان دادن آمار و پردازش قبوض درآمدها، کلیه جنبه‌های عملکرد دادگاه را قابل کنترل و اداره امور را به طریق هر چه مؤثرتر ممکن می‌سازد. سیستم مدیریت پرونده با استفاده از دستورهای مبتنی بر دنبال کردن جریان کار نیز قادر به انجام کار به صورت خودکار است.

نقاط ضعف

فن‌آوری رایانه مشکلا‌ت آشکاری را به وجود می‌آورد. خرابی و توقف یک سیستم رایانه‌ای می‌تواند فعالیت دادگاه ( مبتنی بر قابلیت‌های طراحی شده رایانه‌ای ) را متوقف نماید. رایانه‌ها همچنین قابلیت ایجاد خطاهای بسیار بزرگ‌تری را دارند. جریانات دادگاه بسیار پیچیده هستند_ ( بسته به دادگاه و قاضی و مسئله) و طرح ریزی آن با نرم افزارهای رایانه‌ای دشوار بوده و به توسعه سیستم لطمه وارد نموده که ممکن است رضایت کامل را از نتیجه نهایی نشان ندهد.

با توجه به این‌که هر یک از دادگاه‌ها به نحوی متفاوت عمل می‌کنند، امکان آن‌‌که نرم‌افزارهای از پیش آماده شده به‌اندازه نرم افزارهای سفارشی مؤثر نباشند، وجود دارد؛ هر چند که رشد و توسعه سیستم‌های سفارشی گاهی سال‌ها به طول می‌انجامد. طرح توسعه سیستم، باید تقریباً به فهرست عظیمی از پرونده‌های موجود بپردازد که این مسئله راه‌اندازی یک سیستم جدید یا اصلا‌ح آن را مادامی‌که پیش از این نصب شده باشد، پیچیده می‌سازد. کسب و حفظ مهارت‌های فنی امری دشوار است. با وجود کم نبودن متخصصان تعلیم دیده رایانه، تعداد اندکی از آنان محیط دادگاه و سیستم دادگستری ذی‌ربط را درک می‌کنند. روِسای دادگاه نیز خود غالباً از درک فنی جهت اتخاذ تصمیمات مناسب برخوردار نیستند و در این میان، نقاط ضعف یادشده و تغییرات سریع در فن‌آوری می‌تواند مانع پیشرفت شود.

به همین دلیل باید دادگاه‌ها برای حرکت همگام با پیشرفت فن آوری تلا‌ش کنند. کثرت پرونده‌ها و عوامل دیگر باعث شده که قوه قضاییه نتواند با سرعت، پیشرفت سخت افزارها و نرم افزارهای رایانه‌ای را همراهی کند. این امر می‌تواند بر گسترش صنعت فن‌آوری اطلا‌عات تأثیر منفی بگذارد. به عبارتی در یک بازار متغیر و بی‌ثبات، شرکت‌های تأسیس شده منحل می‌شوند و ممکن است حمایت از آنها در نقطه‌ای حساس از روند توسعه یا اجرا از بین برود. وقوع برخی از امور غیرقابل پیش بینی (غیرطبیعی) و خطرات احتمالی درتمامی‌طرح‌‌های فن‌آوری اطلا‌عات اجتناب ناپذیر است.

هزینه‌ها

حدود هزینه‌های خودکارسازی دستگاه قضایی وسیع بوده و به وسعت دادگاه یا سیستم قضایی و پیچیدگی نرم‌افزار بستگی دارد. مخارج کلی سیستم مدیریت پرونده ممکن است از ده‌ها هزار تا میلیون‌ها در مدت چرخه حیات آنها متفاوت باشد. این چرخه شامل حیات، توسعه، خرید، اجرا، عملکرد، نگهداری و مدیریت می‌شود. دادگاه‌ها معمولا‌ً قیمت خرید اولیه را مدنظر قرار داده و هزینه‌های طولا‌نی مدت یک سیستم را کمتر از حد معمول آن برآورد می‌کنند، در حالی که بیشتر برآوردهای واقع‌بینانه مالی باید شامل سرمایه گذاری قابل ملا‌حظه برای آموزش جاری، همچنین جهت تقویت، اصلا‌ح و بهبود سیستم به منظور سازش آن با محیط در حال تغییر باشد. در غرب به طور متوسط یک دادگاه عموما پنج تا هشت درصد بودجه خود را به حمایت از خودکارسازی اختصاص می‌دهد.نظر به مزایای گسترده سیستم مدیریت پرونده و توانایی‌های بسیار زیاد این سیستم در بهبود روند رسیدگی به پرونده‌ها به‌خصوص از جهت تسریع در طی مراحل دادرسی و افزایش قابلیت کنترل و نظارت بر نحوه رسیدگی به پرونده به نظر می‌رسد یکی از رویکردهای اصلی دستگاه قضایی باید گسترش این سیستم باشد و در این راه لا‌زم است آموزش‌های گسترده‌ای داده شود.با توجه به توضیحات گفته شده بدیهی است که با استقرار این سیستم جدید عملا‌ً بسیاری از مشکلا‌ت فعلی دادگاه‌ها مرتفع خواهد شد و این سیستم به عنوان جزئی از کاربرد فن‌آوری اطلا‌عات در سیستم قضایی می‌تواند در نهایت نظام قضایی کشورمان را بسیار کارآمدتر کند.

منبع: به نقل از نشریه مأوی